DMの封入・宛名印刷・発送代行を行う「ケイジェンド・プロダクツ」の着任時の挨拶のコンテンツ

社会人として働くうえで、転職や出向、異動などさまざまな理由で新たな職場に着任するタイミングは誰にでもあるかと思います。その際に重要になるのが関係各所への最初の着任挨拶です。何事もスタートが肝心で第一印象がその後の対応にも関わってくるだけに、スピーチにしろ、メールにしろ、手紙にしろ、きちんと礼節をわきまえて対応することが望まれるでしょう。

そこで今回は、社内・社外に向けた関係各所への着任挨拶の手段やポイントについてまとめてみました。

メール・スピーチ・手紙などで伝える着任の挨拶

転職や異動などで新たな職場に着任したとき、真っ先に行うのが関係各所への挨拶です。挨拶の仕方次第で、職場の人たちの第一印象は大きく変わることでしょう。仮に良くない第一印象を相手に抱かせてしまうと、その定着したイメージを覆すのには改善の努力と相互理解のための時間が必要になります。そのため、最初の挨拶は特に重要な役割を担っているのです。

特に部署内の挨拶などその場で行うスピーチは別ですが、メールや手紙で着任の挨拶をする場合には「上司」「社内」「社外・取引先」で文面を変える必要があります。上司に対しては可能な限り敬意が伝わる文面を、社内には細かな心遣いを感じさせる文面を、社外・取引先には情熱を感じさせる文面を、それぞれ意識していきましょう。その1つひとつの気配りが今後の仕事のしやすさに関わってくるはずです。

一番多いメールで着任挨拶をする際のポイント

挨拶の仕方にはメール・スピーチ・手紙などさまざまな方法がありますが、現代においてもっとも機会が多いのがメールでの挨拶でしょう。メールはその場限りで完結するスピーチとは異なり、後々までデータが残るものであり、また1人ひとりがじっくり読むもののため、しっかり書き方やマナーを心がけておく必要があります。

着任の挨拶として送るメールは、基本的に「挨拶・自己紹介→報告→感謝→今後の目標」という構成にしましょう。特別個性を発揮させる必要はなく、丁重な文面を心がけ、礼儀正しい印象を相手に抱かせるのが大切です。ただ、あまりに形式的な文章では堅苦しくなってしまうため、抱負などを書くときにはある程度自分の素直な言葉を文章に混ぜ込むのも良いでしょう。

また、着任の挨拶を始めとするビジネスメールでは「結びの言葉」が非常に大切です。結びの言葉を添えることは、相手に対する感謝の気持ちの表れとなっています。一般的には「よろしくお願いします」が多用されますが、より丁寧な言い回しをしたいのであれば「よろしくお願い申し上げます」という言葉を使用しましょう。

着任の挨拶のスピーチをする際の注意点

一般的な職場であれば、着任時のスピーチはほぼ確実に行われます。共に働く同僚や上司との初めてのコンタクトであるスピーチが、第一印象を大きく作用することは間違いありません。スピーチは「挨拶→名前→一言→締めの挨拶」という構成が一般的であり、何かよほどのことがない限りこの構成を崩す必要はないでしょう。

スピーチを行ううえで、もっとも注意しておきたいのが「言葉遣い」です。表情や話し方の感じがよくても、言葉遣いが悪いとそれだけで社会人としての評価は下がります。同様に声が小さかったり早口になりすぎたりするのもマイナスポイントのため、注意しましょう。

スピーチは自分をアピールするチャンスの場ではありますが、あまり長すぎるとかえって逆効果となる恐れがあります。適度な時間の中で、周囲からの関心を引くような言葉を意識して入れるようにしましょう。特技や趣味を話すのが一般的でおすすめですが、何か自分に関する面白いエピソードなどがあれば、それを紹介するのも効果的です。

手紙で着任挨拶をする際の印象アップのポイント

メールに比べると少数ではありますが、外部に対しては着任の挨拶を手紙で行うという人もいるでしょう。通信手段が発達した現代にあって、手書きによる挨拶状を送ることは誠実さを相手に伝えるチャンスでもあります。ただし、書き方のマナーなどを間違えてしまうと逆に印象悪化につながるため、注意が必要です。

手紙による挨拶状は、形式に沿った儀礼的なものが一般的となるので、誰が、どのような役職や職場に就いたのかを明確にした文章を心がけましょう。

まとめ：着任挨拶は仕事のスタートダッシュにおいて不可欠

新しい職場・環境に着任したとき、まず心がけておきたいのが、これから関わることになる人たちと良好な関係を築くことです。関係を良好にするためには、第一印象を決定づける挨拶が肝心です。

立派な経歴や業務を遂行する上でのスキルももちろん重要ですが、新しい環境に馴染むうえでは関係者に対して誠意を見せることが社会人としてステップアップしていくためにも重要なポイントになるでしょう。