挨拶状を書く際の簡単なルールとシチュエーションごとの文例

Pickup!頭語と結語は正しい組み合わせを使いましょう

頭語と結語は利用する場面によって組み合わせは異なります。異なる組み合せで使用することは、礼節を欠くだけでなく、相手に不快な思いをさせてしまうケースもあるので注意しなければいけません。

【頭語と結語の正しい組み合わせ】

一般的な組み合わせ

「拝啓」－「敬具」、「拝呈」－「拝具」、「啓上」－「敬白」

目上の方への丁寧な文章の場合

「謹啓」－「謹白」、「謹呈」－「謹言」、「敬上」－「敬具」

急を要する内容の場合

「急啓」－「草々」、「急白」－「不一」、「急呈」－「怱々」

前文を省略する場合

「前略」－「草々」、「拝略」－「早々」、「略啓」－「不一」

Pickup!時候の挨拶はフレーズがある程度決まっています

挨拶状で用いられる「時候のあいさつ」には、フレーズや言葉がある程度決まっております。4月の桜が春の到来を感じさせるように、それぞれの季節感を表した象徴した言葉を用いた表現はテンプレートとして存在します。挨拶状が届く季節に合わせた言葉を選ぶようにしましょう。

【4月の桜の時期の例】

陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。いつも一方ならぬお力添えにあずかり、誠にありがとうございます。

Pickup!締めくくりとなる文章なので、要点をわかりやすく簡潔に

結びの挨拶は挨拶状の締めの文章となるだけに、ビシッと決めて相手の印象を高めたいところです。冗長に長々と最後をまとめるのではなく、こちらが伝えたいことを明確にした文章にすることが理想と言えるでしょう。結びの挨拶で伝えるべき内容と例は以下の通りです。

【結びの挨拶で伝えるべき内容と例】

・用件まとめ

挨拶状の終わりの挨拶として締めくくるなど、よく使われるパターンです。

例文まずは略儀ながら書面にてお礼申し上げます

・健康祈願

相手の健康に気遣いながら文章を締める際に使います。

例文ご自愛のほどお祈り申し上げます

・関係継続のお願い

今後も取引などの関係を継続したい旨を伝えつつ文章を締めます。

例文今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします

・返信の要望

早急な返信を求めている時は、最後に要望を伝えるのも一つの方法です。

例文お忙しいところ恐縮ですが、お返事賜りますようお願い申し上げます など